En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes, ESENSI S.A.S. adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales. Esta política se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales recolectados, almacenados, utilizados, procesados y/o transmitidos por la empresa, provenientes de clientes, colaboradores, empleados, proveedores y terceros en general.

Con ello, reafirmamos nuestro compromiso con el respeto y garantía de los derechos de los titulares de la información.

Identificación del responsable del Tratamiento

• Razón Social: ESENSI S.A.S.
• NIT: 900.597.630-7
• Dirección: Cra. 56A #72A – 110, Itagüí, Colombia
• Correo electrónico: contacto@esensi.co
• Teléfono: 324 577 1220

Definiciones

A continuación, se presentan las principales definiciones relacionadas con la protección de datos personales:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: Documento informativo sobre la existencia de esta política, su forma de acceso y finalidad del tratamiento.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales.
• Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
• Dato público: Información que por su naturaleza no es privada ni sensible, como el estado civil, profesión u oficio, y calidad de servidor público.
• Dato privado: Información íntima o reservada que solo es relevante para el titular.
• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej. origen étnico, religión, salud, orientación sexual, datos biométricos).
• Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre el tratamiento de los datos personales.
• Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Transferencia: Envío de datos a otro responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: Comunicación de datos personales para su tratamiento por un tercero, dentro o fuera del país.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.).

Marco Legal

La presente política se fundamenta en:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 – Protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 – Reglamentario parcial de la Ley 1581.
• Ley 1273 de 2009 – Delitos informáticos.
• Decreto 886 de 2014 y Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Tratamiento y Finalidad de los Datos Personales

ESENSI S.A.S. recolecta y trata datos personales con las siguientes finalidades:

• Ejecución de actividades comerciales y operativas.
• Fortalecimiento de relaciones con terceros.
• Elaboración de estadísticas, planes, modelos y ofertas comerciales.
• Cumplimiento de deberes legales.
• Seguridad y confidencialidad de la información.

Las bases de datos estarán vigentes desde la fecha de autorización del titular hasta el cese de operaciones de la empresa.

 Principios Aplicables al Tratamiento

La compañía aplicará los siguientes principios:

Recolección de datos

• Libertad: Solo con autorización del titular.
• Limitación: Solo se recolectarán los datos estrictamente necesarios.

Datos personales

• Finalidad: Tratamiento solo para fines específicos.
• Temporalidad: Conservación solo por el tiempo requerido.
• No discriminación: Prohibida cualquier forma de discriminación.
• Veracidad: La información debe ser veraz, actualizada y comprobable.

Protección, acceso y circulación

• Seguridad: Protección contra acceso no autorizado o fraudulento.
• Transparencia: Derecho a conocer en cualquier momento los datos tratados.
• Acceso restringido: Acceso solo para el titular, personas autorizadas o por mandato legal.
• Circulación restringida: Solo para titulares, autorizados o por mandato legal.
• Confidencialidad: Obligación de reserva incluso después de finalizada la relación contractual.

Derechos de los Titulares

Los titulares pueden ejercer los siguientes derechos:

• Conocer los datos tratados por la empresa.
• Solicitar actualización, corrección o eliminación.
• Revocar la autorización (salvo cuando exista deber legal o contractual).
• Solicitar prueba de la autorización.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Acceder gratuitamente a los datos personales tratados.

Autorización para el Tratamiento de Datos

El tratamiento de datos requiere de autorización previa, libre, expresa e informada del titular. Esta autorización puede realizarse mediante medios físicos, electrónicos o digitales (formularios, llamadas, videoconferencias, etc.).

La autorización debe incluir:

• Identificación del responsable o encargado.
• Tipo de datos recopilados.
• Finalidades del tratamiento.
• Derechos del titular.
• Información sobre tratamiento de datos sensibles (cuando aplique).

La empresa almacenará la autorización por cualquier medio válido como constancia de su obtención.

Procedimiento para Consultas, Quejas y Reclamos

Consultas:

Los titulares podrán consultar su información personal aportando:

• Nombre completo.
• Calidad en la que actúa.
• Tipo de documento.
• Teléfono y correo electrónico.
• País.
• Asunto.

Tiempos de respuesta:

• 10 días hábiles desde la recepción de la consulta.
• Prórroga: hasta 5 días hábiles adicionales (previa justificación).

Reclamos:

Se pueden presentar cuando:

• Se requiera corrección, actualización o supresión.
• Exista un presunto incumplimiento legal.

Requisitos del reclamo:

• Identificación del titular o apoderado.
• Descripción de los hechos.
• Dirección de notificación.
• Documentos de soporte.

Tiempos de respuesta:

• Reclamo incompleto: 5 días para subsanar.
• Sin respuesta en 2 meses: se entiende desistido.
• Reclamo completo: 15 días hábiles.
• Prórroga: hasta 8 días hábiles (previa notificación).

Área Responsable del Tratamiento

El Departamento de Servicio al Cliente será el encargado de atender consultas y reclamos.

Contacto:

• Correo electrónico: atencioncliente@idm.com.co
• Teléfono: 601 744 0720

Medidas de Seguridad

ESENSI S.A.S. implementará medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información personal, como:

• Capacitación del personal.
• Procedimientos de seguridad y contingencia.
• Copias de respaldo y recuperación de datos.
• Controles periódicos de seguridad.
• Actualización legal continua conforme a la normativa vigente.

Vigencia

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entra en vigencia a partir del 1 de enero de 2017, y se mantendrá vigente mientras exista la necesidad del tratamiento o hasta que sea modificada o revocada por la empresa.